Stěhování firmy je citlivá logistická operace

Stěhování firmy se většinou odehrává nenápadně a zůstává skryté očím veřejnosti. Vždyť kdo by si všímal dodávek, které zajíždějí do kancelářských budov, natož pak nákladních automobilů mířících do industriálních zón.

Přitom se odehrává nervy drásající drama. Citlivá stěhovací operace velké firmy totiž připomíná delikátní vojenské manévry.

Logistické velení musí skloubit nejen pohyb vozidel a samotných stěhováků, ale také musí být připraveno místo, odkud se stěhuje a hlavně, kam se stěhuje a jak budou nově rozmístěny všechny stroje,  nábytek, zboží i veškerý další potřebný materiál.

Samozřejmostí jsou zajištěná parkovací místa, ověřené trasy vozidel i lidí, nutné počty pracovníků a především detailní plán celého stěhování.

Stěhování na jeden zátah nebo po etapách?

Firmy, jejichž hlavní činnosti se odehrávají v kancelářích, dávají přednost jednorázovému stěhování. Vše se předem naplánuje, připraví a pak spustí jako dobře promazaný stroj. 

Pokud jde všechno jako na drátkách, jednorázová stěhovací akce je organizačně jednodušší, levnější a rychlejší, než kdyby se protahovala na delší časový úsek. Navíc se dá stěhování stihnout mimo pracovní dny, o víkendu nebo přes noc. Tyto termíny omezí firemní činnost velmi málo nebo dokonce vůbec. Zákazníci to nemusí ani postřehnout.

Naopak výrobní firmy se často stěhují na etapy. Je pro ně extrémně důležité, aby nebyla přerušena produkce. Každé zdržení znamená finanční ztrátu a může také vést k přechodu části zákazníků ke konkurenci.

Z tohoto důvodu se omezuje nebo dokonce zastavuje výroba postupně a po přestěhování do nových prostor se zase okamžitě rozjíždí.

Stěhování po etapách je velmi náročné na plánování a přesné dodržení rozpisu všech operací. Jakékoliv zpoždění má dalekosáhlé následky.

Spolupráce firmy a stěhovací služby

Stěhování vyžaduje zkušeností, znalosti a zodpovědný tým. Proto si firmy najímají stěhovací služby. Ty ovládají celý proces a zajistí správný postup opuštění původního sídla a nastěhování do nových prostor.

Dlouho před stěhováním určí firma zodpovědného člověka, který bude styčným důstojníkem celé operace. Stejně postupuje stěhovací služba. Je to podstatné, aby oba měli odpovídající pravomoc a dostatek času na důkladné plánování.

Obě strany se domluví, jak rychle se má stěhování uskutečnit, kolik je na to peněz, jací lidé na to budou vyčleněni a které provozy je nutné udržet v chodu během stěhování.

Následují detailní prohlídky původního i budoucího pracoviště.

Odpovědný pracovník firmy podrobně informuje zaměstnance, co se bude dít, jaké budou jejich povinnosti související se stěhováním a kdy nastoupí do práce na novém pracovišti.

Stěhovací službě v tu dobu nastává čas, aby promyslela přesný postup celého stěhování od nástupu prvních stěhováků, přes odvoz veškerého vybavení, po rozmístění všech věcí v nových prostorách.  

Co je třeba naplánovat

* Technik stěhovací služby obhlédne místa ke stěhování. 

* Stěhovací služba spočítá cenu, podepisuje se smlouva a platí záloha.

* Na straně stěhovací služby i firmy jsou určeni odpovědní lidé.

* Odsouhlasí se přesný plán stěhování a umístěním předmětů na nová místa.

* Postup stěhování je závazný pro stěhovací službu i firmu a její zaměstnance.

* Zaměstnanci firmy jsou proškoleni a dostanou nezbytné informace.

* Stěhovací služba dodá obaly a označovací štítky.

* Balí buď stěhovací služba nebo vlastní zaměstnanci.

* Stěhování provádí stěhovací služba.

* Rozmístění firemního vybavení na novém pracovišti dle plánu. 

* Odsouhlasení prací a doplacení podle smlouvy.

Co zajímá stěhováky?

Základní informace, které si stěhovací služba předem ověří, obsahuje údaje, co je potřeba odstěhovat, kolik toho asi bude, jak daleko se stěhuje, kolikáté patro je v místě nakládky i vykládky, zda jsou k dispozici výtahy a kde se dá parkovat. Zdálo by se, že to může říci kdokoliv z firmy, ale zkušený stěhovací technik si všimne každého zvýšeného či sníženého podlaží, schodů, úzkých míst i možný problémů pro nákladní auta. Také objem veškerého vybavení, které se bude stěhovat, odhadne s daleko větší přesností než laik.

Stěhováky zajímá také, zda se stěhuje něco zvlášť těžkého nebo velkého. Může to být piano z koncertního sálu, rozměrný obraz z přijímací haly nebo třeba soustruh z dílny.

Křehké a umělecké náklady, jako jsou cenné lustry, sochy, obrazy a hudební nástroje, vyžadují speciální péči. Stěhovací služba doporučí podle jejich charakteru a samozřejmě také ceny, balení do standardních kartonových krabic, nebo dřevěných přepravních kontejnerů s nárazuvzdornými vycpávkami, případně do bezpečnostních obalů, které se podobají bankovním sejfům.  Někdy je třeba vyrobit takový obaly přímo na míru.

Zvláště cenné zboží, jako například starožitnosti, nebo drahé vybavení reprezentativních kanceláří či jednacích místností, se přepravuje s ozbrojenou ochranou. Ochranka pod velením bezpečnostního experta je neustále přítomna během stěhování. Obvykle také zajišťuje cestu vlastním vozidlem, které jede před nákladním automobilem, a jistí ho druhým vozidlem zezadu.

Jaká technika se využívá?

Odpovědný manažer stěhovací služby určí podle podle objemu nákladu, jak velký automobil bude stěhovat. Někdy stačí dodávka, jindy je potřeba kamion. Zda může v místě nakládky i vykládky zastavit. V jakém pořadí se bude nakládat a jak vykládat, aby to bylo efektivní.

Na každé stěhování je potřeba správný počet lidí. Je důležité, aby jich nebylo málo a práci rychle zvládli, a zároveň  ne moc, aby si navzájem nepřekáželi. Na některé náklady jsou vyčleněni specialisté. Ne každý umí vytočit těžkou obývací stěnu na strmém schodišti...

V řadách stěhováků neuvidíte pouze chlapy hřmotných postav s mohutnými bicepsy a býčími šíjemi, ale také hbité mladíky, kteří rychle nosí drobnější náklady. Jsou zvláště užiteční při stěhování kanceláří a bytů ve vícepodlažních městských domech bez výtahů. 

Kromě rukou silných stěhováků se využívají podle potřeby vysokozdvižné pojízdné plošiny, paletové vozíky a tak zvané rudly na dvou kolech. Základní výbavou každého stěhováka jsou tak zvané kurtny, neboli popruhy, které ulehčují přenášení i velmi těžkých nákladů. Mnohdy se využívají též stěhovací kříže, které připomínají horolezecké úvazky, kterými pracovník upevní náklad na své tělo a pohodlně ho odnese na určené místo.